Cẩm nang quản trị

DEV TEAM OPERATION HANDBOOK

DEV TEAM OPERATION HANDBOOK

(Sổ tay tổ chức & vận hành đội phát triển phần mềm – bản dùng cho Wiki nội bộ / Markdown)

0. OUTLINE – KIẾN TRÚC TỔ CHỨC & CÔNG CỤ

0.1 Hệ sinh thái công cụ

0.2 Liên kết giữa các công cụ

1. TỔ CHỨC WORKSPACE

1.1 Jira / Boards / Workflow

1.2 Wiki / Cấu trúc thư mục

/wiki
├─ roadmap/
├─ release_notes/
├─ design/
│  ├─ hld/
│  └─ lld/
├─ processes/
├─ retro/
└─ templates/

1.3 Channel giao tiếp (ví dụ Slack/Teams)

2. QUY TRÌNH CHUẨN ISSUE → DEPLOY (E2E)

Stage Mục tiêu Đầu vào Đầu ra Trách nhiệm
1. Tiếp nhận Xác nhận phạm vi & độ ưu tiên Yêu cầu/bug report Issue hợp lệ PO/QA/Lead
2. Design & Plan Thiết kế & ước lượng Issue + HLD/LLD Plan + Estimate Lead/Dev
3. Development Thực hiện code Plan + branch PR hợp lệ Dev
4. Review Bảo đảm chất lượng PR PR được approve Reviewer/Lead
5. Testing Xác nhận chất lượng Build staging QA-PASS QA
6. Deployment Đưa lên môi trường Tag/release Prod updated DevOps
7. Retrospective Cải tiến liên tục Số liệu sprint Action items Toàn team

3. CHECKLIST THEO GIAI ĐOẠN

3.1 Stage 1 – Tiếp nhận

3.2 Stage 2 – Design & Plan

3.3 Stage 3 – Development

3.4 Stage 4 – Code Review

Reviewer kiểm tra:

3.5 Stage 5 – Testing (QA)

3.6 Stage 6 – Deployment

3.7 Stage 7 – Retrospective

4. QUẢN TRỊ MEETING & NGHI THỨC LÀM VIỆC

4.1 Lịch & nội dung chuẩn

Meeting Tần suất Thành phần Thời lượng Nội dung/Checklist
Daily Standup Mỗi ngày Dev/QA/Lead 15 phút Hôm qua/Hôm nay/Blocker; cập nhật Jira trước họp
Sprint Planning 2 tuần/lần PM/Lead/Dev/QA 60–90 phút Chọn scope, estimate, assign, rủi ro, Definition of Done
Sprint Review Cuối sprint PM/Stakeholder/Dev/QA 45–60 phút Demo, kết quả KPI, quyết định release
Retrospective Cuối sprint Toàn team 45–60 phút What went well/bad/learned; action items
Weekly Report Hàng tuần Lead/PM 30 phút Velocity, bug ratio, blockers, staffing
TechUp Hàng tuần Tất cả dev 45–60 phút Chủ đề, slide, demo, KB; đăng ký host luân phiên
1–1 Mentoring Hàng tháng Lead + từng Dev 30 phút/người Kỹ năng, mục tiêu, kế hoạch phát triển

4.2 Quy tắc tổ chức họp

5. CHIẾN LƯỢC BRANCH, PR, CI/CD

5.1 Branching

main (production – protected)
├─ release/x.y (stable for patch)
├─ develop (integration)
│  ├─ feature/<name>
│  ├─ bugfix/<issue-id>-<slug>
│  ├─ hotfix/<critical>
│  └─ refactor/<module>

Quy tắc:

5.2 Commit & PR

5.3 CI/CD Pipeline (tham chiếu)

  1. Lint + Unit Test → 2) Build Image/Package → 3) Security Scan (SAST/Dependency) → 4) Integration Test → 5) Staging Deploy → 6) Manual Gate → 7) Prod Deploy khi tag.

6. CODE REVIEW POLICY (TIÊU CHÍ & CHẤM ĐIỂM)

6.1 Tiêu chí đánh giá

6.2 Thang điểm gợi ý (0–2 điểm mỗi tiêu chí; tổng 10)

7. WORKLOAD, KPI & NĂNG LỰC

7.1 Quy tắc phân bổ

7.2 KPI đề xuất

7.3 Năng lực & mentoring

8. VAI TRÒ & RACI

Hạng mục PO PM Dev QA Dev Lead DevOps
Tiếp nhận yêu cầu A R C C C -
Thiết kế (HLD/LLD) C C R C A -
Phát triển - C R C A -
Code Review - - C - A/R -
Kiểm thử - C C A/R C -
Triển khai - C C C C A/R
Release Notes C A C C R C
Retro/Improvement C A R R A C

(A: Accountable, R: Responsible, C: Consulted)

9. TEMPLATES (RAW MD)

9.1 Pull Request Template

## Description
[Feature/Bug/Refactor] …

## Related Issue
Fixes #ISSUE-ID

## Impact/Risk
- Module ảnh hưởng: …
- Migration: Có/Không (mô tả)

## Test Plan
- Case 1: …
- Case 2: …

## Checklist
- [ ] Đã test local
- [ ] Pass CI
- [ ] Cập nhật wiki/doc
- [ ] Không commit file rác/secret

9.2 Weekly Report Template

# Weekly Report – [Tên Dev] – Tuần [XX]
## Done
- [x] …
## In Progress
- [ ] …
## Blockers
- …
## Next Week Plan
- …

9.3 TechUp Note Template

# TechUp – [Ngày] – [Chủ đề]
**Host:** …
**Tóm tắt:** …
**Demo/Repo:** …
**Bài học:** …
**Tài liệu tham khảo:** …

10. PHỤ LỤC – CHECKLIST TỔNG HỢP THEO LOẠI TASK

10.1 BUG / HOTFIX

10.2 FEATURE

10.3 REFACTOR / IMPROVEMENT

10.4 INFRA / MAINTENANCE

11. MEETING AGENDA – SUMMARY

12. ĐỊNH NGHĨA – DoR & DoD

13. BẢO MẬT & TUÂN THỦ

KẾ HOẠCH TỔNG THỂ

KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NHÂN SỰ TẬP TRUNG

GIAI ĐOẠN CHUYỂN ĐỔI ODOO 11 → ODOO 18 (PHIÊN BẢN CẬP NHẬT CUỐI)

I. MỤC TIÊU TỔNG THỂ

II. PHƯƠNG PHÁP & NGUYÊN TẮC TRIỂN KHAI

  1. Phân tầng – song song: hạ tầng, ứng dụng và nghiệp vụ triển khai đồng thời.
  2. Tách Light/Heavy: Odoo 11 chỉ xử lý giao dịch; Odoo 18 chịu tải cron, export, AI.
  3. Bridge & Batch: luồng dữ liệu có batching, retry, logging và kiểm soát tải.
  4. Không sửa core Odoo 11: giữ nguyên, mở rộng qua Bridge Odoo 18.
  5. Luôn đo lường: p95 latency, queue lag, batch time, SLA, throughput, KPI vận hành.
  6. Theo phase rõ ràng:
    • Ngắn hạn: ổn định hệ thống & HRR v1
    • Trung hạn: HRR v2 (Rotation Performance & Allocation), Payroll MVP, AI
    • Dài hạn: HR Platform hoàn chỉnh, mở rộng multi-service

III. KẾ HOẠCH NGẮN HẠN (0–3 THÁNG)

1. Mục tiêu

2. Nội dung triển khai

A. Ổn định & tách luồng Light/Heavy

KPI: p95 web < 800ms; không rơi worker; cron ổn định.

B. Dựng Odoo 18 – Cron & Bridge Hub

KPI: job latency < 3 phút; không ảnh hưởng người dùng.

C. HRR v1 – Workflow tái ký & kết thúc hợp đồng

KPI: HRR v1 pilot; lỗi <1%; 300 hồ sơ/batch <5 phút.

3. Hạ tầng

Thành phần Cấu hình
Odoo 18 HRR-Ops 8 vCPU, 16GB RAM, SSD
Odoo 11 Giữ nguyên, giảm memory limit
PgBouncer 2 pool Light/Heavy
Redis Session & queue cache
S3 Filestore / Export
Monitoring Grafana + Prometheus

4. NGUỒN LỰC TRIỂN KHAI (NGẮN HẠN)

a. Cơ cấu nhân sự

Vị trí Số lượng Level Ghi chú
Tech Lead 1 Senior Kiến trúc, tuning
Odoo Developer 2 Middle–Senior HRR, Bridge
DevOps/Infra 1 Senior PgBouncer, monitoring
BA/QA 1 Middle Test nghiệp vụ
Tổng 5 người

b. Ước tính manday (~240 MD)

Hạng mục Manday
PgBouncer A/B + route + test 30
Redis tune 20
Monitoring/alert 25
Dựng Odoo 18 HRR-Ops + XML-RPC 40
Chuyển cron nặng (đợt 1) 50
HRR v1 (rule, workflow, action) 55
BA/QA test + training 20
Tổng ≈ 240 MD

5. Milestones – GĐ1

Thước thời gian (Oct–Dec/2025): | 10/2025 | 11/2025 | 12/2025 |

IV. KẾ HOẠCH TRUNG HẠN (3–12 THÁNG)

1. Mục tiêu

2. Nội dung triển khai

D. HRR v2 – Hiệu suất Luân chuyển Nhân sự

KPI:

E. Export/Import Streaming S3

F. BI trên Replica

G. App Phê duyệt Odoo 18

H. Payroll MVP (Spreadsheet)

I. AI hỗ trợ phê duyệt

3. Hạ tầng

Thành phần Cấu hình
Odoo 18 Export/Import 8 vCPU, 16 GB, gắn S3
Odoo 18 Approval 8 vCPU, 8 GB
Odoo 18 Payroll MVP 12 vCPU, 16–24 GB
BI/Replica 12 vCPU, 24 GB
AI Helper 4 vCPU, 8 GB

4. NGUỒN LỰC TRIỂN KHAI (TRUNG HẠN)

a. Cơ cấu nhân sự

Vị trí Số lượng Level Ghi chú
Solution Architect 1 Senior HRR v2, BI, S3
Odoo Developer 4 Middle–Senior Payroll, Approval
AI/ML Engineer 1 Middle Gợi ý nhân sự & phê duyệt
Data Analyst 1 Middle HRR v2 matching, KPI HR
DevOps/Infra 1 Senior Scaling, S3, CI/CD
BA/QA 2 Middle UAT, nghiệp vụ HRR v2
Tổng 9–10 người

b. Ước tính manday (~1 080 MD)

Hạng mục Manday
HRR v2 (Rotation Performance & Allocation) 220
Export→S3 + Import batch 150
BI trên replica + dashboard 120
Approval App Odoo 18 160
Payroll MVP Spreadsheet 200
AI phê duyệt + matching nhân sự 130
BA/QA, UAT, training 100
Tổng ≈ 1 080 MD

5. Milestones – GĐ2

Thước thời gian (Jan–Dec/2026): | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 |

V. KẾ HOẠCH DÀI HẠN (12–36 THÁNG)

1. Mục tiêu

2. Nội dung

3. Hạ tầng

Thành phần Cấu hình
Payroll Engine 2–3 node (8–16 vCPU / 32–64 GB)
DWH Cluster riêng
API Gateway / SSO 4 vCPU / 8 GB
Service Mesh Scale ngang theo domain

4. NGUỒN LỰC TRIỂN KHAI (DÀI HẠN)

a. Cơ cấu nhân sự

Vị trí Số lượng Level Ghi chú
Architect 1 Senior Payroll Engine & Integration
Backend Dev 4 Senior Payroll & Core HR
Data Engineer 1 Middle–Senior DWH & Governance
AI Engineer 2 Senior AI toàn chuỗi
DevOps 1 Senior Security & Scaling
BA/QA 2 Middle UAT đa module
Tổng 10–11 người

b. Ước tính manday (~3 360 MD)

Hạng mục Manday
Payroll Engine độc lập 700
4–6 Core dịch vụ HR 1 200
DWH & governance 500
AI toàn chuỗi HR 500
DevOps & Security Mesh 200
BA/QA & chuyển giao 260
Tổng ≈ 3 360 MD

5. Milestones – GĐ3

Thước thời gian (2027–2028): | Q1/2027 | Q4/2027 | Q2/2028 |

VI. QUẢN TRỊ RỦI RO & KPI

Rủi ro Biện pháp giảm thiểu Chỉ số nghiệm thu
Odoo 11 nghẽn Tách PgBouncer A/B + batch Odoo 18 p95 < 800ms
Job XML-RPC lỗi/trễ Partition + retry <3% lỗi
Export/import ngốn RAM Streaming S3 RAM ổn định
HRR rule sai Audit + test case lệch <1%
HRR v2 phân bổ sai AI review + BA giám sát ≤10% sai lệch
BI ảnh hưởng DB Replica riêng Lag ≤15’
Delay tiến độ Chạy song song sprint 2w Sprint on-time

VII. TIMELINE TỔNG HỢP

Giai đoạn Thời gian Trọng tâm Kết quả
GĐ1 (0–3m) 3 tháng Ổn định, HRR v1 Hệ thống ổn định
GĐ1.5 (3–4m) 1 tháng Export/Import S3 Export ổn định
GĐ2 (3–12m) 9 tháng HRR v2, Payroll MVP, AI HRR v2 + Payroll
GĐ3 (12–36m) 24 tháng Payroll Engine, Core HR HR Platform hoàn chỉnh 
GĐ1 |■■■■■■■■■■■■■■■■■■■| Oct–Dec 2025
GĐ1.5 |■■■| Jan 2026 (Export S3)
GĐ2 |■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■| Mar–Dec 2026
GĐ3 |■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■| 2027–2028

Mốc chính:

VIII. ƯỚC TÍNH NGUỒN LỰC TỔNG HỢP

Giai đoạn Nhân sự TB Manday Ghi chú
GĐ1 5 240 ổn định + HRR v1
GĐ2 9–10 1 080 HRR v2, Payroll, AI
GĐ3 10–11 3 360 Payroll Engine + Ecosystem
Tổng 3 năm — ≈ 4 680 MD (~390 man-month)

IX. PHẠM VI ÁP DỤNG & KHẢ NĂNG MỞ RỘNG (BUSINESS SCALABILITY)

1. Sau 3 giai đoạn, hệ thống có thể vận hành cho:

Loại hình doanh nghiệp Đặc điểm hỗ trợ Quy mô đề xuất
Sản xuất (Nhà xưởng) Quản lý ca kíp, hợp đồng ngắn hạn, luân chuyển tổ đội, chấm công & lương phức tạp 10.000–20.000 nhân sự
PB/PG / Event Staffing Hợp đồng thời vụ, tái ký nhanh, quản lý nhân sự theo chiến dịch 15.000–30.000 nhân sự
Chuyên gia / Dự án tư vấn Hợp đồng chuyên môn, tái ký đa công ty, tính lương linh hoạt 5.000–10.000 nhân sự
Văn phòng / Doanh nghiệp dịch vụ Quản lý hồ sơ, đánh giá KPI, đào tạo, appraisal 3.000–5.000 nhân sự

Hệ thống hỗ trợ đồng thời 50.000–80.000 hồ sơ nhân viên và >200 dự án hoạt động song song,
với khả năng scale tuyến tính bằng cách mở rộng node Payroll/Bridge/Approval.

2. Định hướng nâng cấp giai đoạn tiếp theo (sau 36 tháng)

Mục tiêu Hướng phát triển
Tăng trưởng >100.000 nhân sự Chuyển sang Multi-Tenant HR Cloud Platform (tách database per tenant, shared services)
Mở rộng sang quốc tế Bổ sung Localization Layer (ngôn ngữ, thuế, pháp luật nước sở tại)
Phân tích dữ liệu nâng cao Tích hợp HR Data Lake + AI Insight Engine
Mở rộng khách hàng ngoài Cung cấp HR SaaS Service (vận hành theo mô hình BaaS)
Tăng cường bảo mật & audit Áp dụng Zero-Trust Architecture, phân quyền theo chính sách dữ liệu

X. KẾT LUẬN & HÀNH ĐỘNG ƯU TIÊN

Tháng đầu tiên (Kick-off):

  1. Khóa phạm vi HRR v1 pilot.
  2. Dựng Odoo 18 HRR-Ops + PgBouncer A/B.
  3. Bật monitoring (Grafana, alert).
  4. Chuẩn hóa rule/workflow HRR v1.
  5. Chuyển cron nặng đợt 1 sang Odoo 18.

**Kết